Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội tuy là khá đơn giản, nhưng cũng cực kỳ quan trọng khi đơn vị có người lao động nghỉ việc. Tuy vậy, vẫn còn nhiều người vẫn vướng mắc về việc này, và chưa biết làm như thế nào cho đúng với quy định. Trong bài viết này 121db sẽ hướng dẫn cho đơn vị những thủ tục để chốt sổ bảo hiểm cho nhân viên nhanh chóng, tiện lợi nhất.
Khi nào cần phải làm thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội?
Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội là phương thức tất toán, đồng thời chấm dứt chuỗi quá trình đóng Bảo hiểm xã hội của người lao động ở Cơ quan Bảo hiểm xã hội, nơi mà đơn vị sử dụng lao động đang thực hiện việc đóng Bảo hiểm. Thủ tục để chốt sổ này chỉ được thực hiện khi:
- Khi người lao động nghỉ việc ở đơn vị hay đủ điều kiện nghỉ hưu.
- Khi đơn vị chuyển sang địa chỉ làm việc khác dẫn đến việc phải chuyển Cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý khác, nên cần phải chốt quá trình đóng bảo hiểm xã hội với Cơ quan cũ.
Điều kiện để thực hiện việc chốt sổ Bảo hiểm xã hội
Điều kiện để thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội thành công
Dựa vào những nội dung được quy định ở Điều 21 trong Luật Bảo hiểm xã hội vào năm 2014, trong suốt quá trình người lao động làm việc ở đơn vị, nghĩa vụ và trách nhiệm của người sử dụng lao động là phải đóng Bảo hiểm xã hội đầy đủ cho người lao động. Khi đã kết thúc hợp đồng lao động, đơn vị phải có trách nhiệm chốt sổ cho những người lao động này.
Vì thế, đơn vị chỉ có thể chốt được sổ bảo hiểm xã hội khi, đã nộp đầy đủ tiền Bảo hiểm xã hội cho Cơ quan Bảo hiểm. Đồng thời không được nợ tiền tính đến tháng cuối cùng của người lao động làm việc.
Người lao động có thể tự mình chốt sổ Bảo hiểm xã hội được hay không?
Dựa vào nội dung được quy định tại Khoản 3 Điều 47, của Bộ luật Lao động năm 2012 như sau: Người sử dụng lao động phải có trách nhiệm hoàn thành, những thủ tục để xác nhận và hoàn trả lại sổ bảo hiểm xã hội, cùng các giấy tờ khác mà họ đã giữ lại của người lao động.
Bên cạnh đó, theo nội dung đã được quy định trong Khoản 5 Điều 21, Luật Bảo hiểm xã hội vào năm 2014, như sau: Người sử dụng lao động cần phải phối hợp với cơ quan Bảo hiểm xã hội, để trả sổ bảo hiểm xã hội lại cho người lao động. Đồng thời xác nhận thời gian đã đóng Bảo hiểm xã hội khi có người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hoặc hợp đồng làm việc hay khi thôi việc theo quy định hiện hành của pháp luật.
Từ những quy định trên, người lao động không thể thực hiện chốt sổ Bảo hiểm xã hội được. Trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội là của người sử dụng lao động (ngoại trừ trường hợp doanh nghiệp bị phá sản, hoặc nợ bảo hiểm vì thế không thể chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động).
Đối với trường hợp công ty của bạn không thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội, người lao động hãy liên hệ tới Phòng Lao động – Thương binh- Xã hội quận, hay huyện nơi công ty đang đặt trụ sở, hay Thanh tra Sở Lao động-Thương binh- Xã hội để được hỗ trợ, can thiệp để công ty đó phải chốt sổ bảo hiểm cho bạn.
Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cụ thể chi tiết
Lưu ý: Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho được hướng dẫn dưới đây chỉ được áp dụng trong trường hợp bên chốt bảo hiểm xã hội là người sử dụng lao động.
Đồng thời thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho những người lao động được thực hiện sau khi đơn vị sử dụng lao động báo giảm thành công, trình tự thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện theo những bước dưới đây:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ để thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
Chốt sổ bảo hiểm thì cần phải chuẩn bị những loại giấy tờ gì? Để có thể tiến hành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, đơn vị cần phải chuẩn bị những loại giấy tờ như sau:
- 1 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu có sẵn 103, và kê khai những giấy tờ đi kèm.
- 1 mẫu D02-TS để kê khai danh sách những người lao động cần phải thực hiện chốt sổ Bảo hiểm.
- Sổ bảo hiểm xã hội những người lao động cần chốt sổ.
- 1 bản sao của quyết định chấm dứt hợp đồng, quyết định nghỉ việc hay giấy tờ để chứng minh đơn vị chuyển qua địa chỉ khác ( trong trường hợp đơn vị chuyển sang Cơ quan BHXH khác quản lý).
- Mẫu TK01-TS để kê khai những thông tin cần phải thay đổi (khi người lao động cần điều chỉnh thông tin).
- Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động đang còn trong thời hạn sử dụng.
Bước 2: Nộp hồ sơ đã chuẩn bị lên cho cơ quan Bảo hiểm xã hội để thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội.
Đơn vị sử dụng lao động có thể tới nộp hồ sơ trực tiếp, hoặc gửi toàn bộ giấy tờ nêu trên thông qua bưu điện hay có thể nộp hồ sơ trên qua mạng (khi không đính kèm thẻ bảo hiểm y tế còn hạn) cho Cơ quan bảo hiểm xã hội đang quản lý nơi đơn vị này đặt trụ sở chính.
Dựa vào nội dung được quy định trong Khoản 2 Điều 47, tại Bộ luật lao động vào năm 2012, trong vòng 7 ngày kể từ ngày người lao động chấm dứt hợp đồng, đơn vị phải có trách nhiệm báo giảm cho người lao động. Khi báo giảm có kết quả trả về, đơn vị thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội. Trong một số trường hợp đặc biệt, thời gian này có thể kéo dài nhưng sẽ không được quá 30 ngày.
Sau khi cơ quan Bảo hiểm nhận được đầy đủ hồ sơ, thời gian để giải quyết sẽ là 10 ngày từ ngày tiếp nhận. Trong trường hợp cần bổ sung thêm hồ sơ do thiếu, hồ sơ không hợp lệ hay có vấn đề phát sinh, thì phía cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ có văn bản thông báo gửi về cho đơn vị.
Bài viết trên đây là những hướng dẫn để đơn vị có thể thực hiện thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội một cách đơn giản và nhanh chóng nhất. Hy vọng bạn đọc có thể hiểu thêm về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội và những vấn đề liên quan thông qua bài viết này.
