Thủ tục hủy hóa đơn điện tử là biện pháp để xử lý những hóa đơn sai sót theo đúng quy định của pháp luật. Hiện nay hóa đơn điện tử là phương thức giao dịch được sử dụng phổ biến nhất giữa các cơ quan, doanh nghiệp với nhau. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử cũng có nhiều vấn đề sai sót xảy ra khiến nhiều người thắc mắc là thủ tục hủy hóa đơn điện tử như thế nào?. Khi hủy hóa đơn còn giá trị để sử dụng không?. Hãy cùng 121db tìm hiểu giải đáp sau đây nhé.
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử tiến hành như thế nào?
Quá trình thực hiện làm cho hóa đơn, chứng từ không có giá trị sử dụng thì được gọi chung là hủy hóa đơn. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã được quy định tại khoản 10 điều 3 nghị định 123.
Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là hai hình thức khác nhau nên những người nộp thuế cần phải lưu ý thật ý thật kỹ tránh để xảy ra nhầm lẫn. Đây là 2 biện pháp khác nhau, với các cách thực hiện khác nhau.
Tiêu hủy hóa đơn được quy định tại khoản 11 điều 3, có thể hiểu là biện pháp làm cho hóa đơn, chứng từ điện tử đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và không thể tham chiếu các thông tin trên hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy.
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử có những trường hợp nào?
Trường hợp thứ nhất
Trường hợp viết sai hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng chưa gửi đi cho người mua
Trường hợp này được quy định tại khoản 1 điều 19 nghị định 123/2020, cụ thể là:
Nếu bên người bán phát hiện hóa đơn điện tử mà mình đã lập và đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót, nhưng người bán vẫn chưa chưa gửi cho người mua, lúc này người bán sẽ thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn mới.
Tuy nhiên, trường hợp này chỉ áp dụng khi hóa đơn điện tử mà người bán đã lập chưa được gửi đến cho người mua, trong trường hợp hóa đơn đã được gửi cho bên mua thì chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Trường hợp thứ hai
Khi chúng ta thực hiện chuyển đổi từ HĐ mẫu cũ sang HĐĐT theo thông tư 78:
Khi chúng ta thực hiện theo thông tư 78 trong việc chuyển đổi các hình thức hóa đơn cũ sang hóa đơn điện tử. Lúc này thì một số doanh nghiệp vẫn còn tồn hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ, những doanh nghiệp này sẽ phải tiến hành hủy hết các hóa đơn mẫu cũ còn tồn tại này.
Cách thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử
Đối với những trường hợp thực hiện chuyển đổi từ HĐ mẫu cũ sang HĐĐT theo thông tư 78 thì đã diễn ra từ lâu, do đó hiện nay không còn phổ biến. Do đó việc hủy hóa đơn chỉ xảy ra chủ yếu ở trường hợp thứ nhất viết sai hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng chưa gửi đi cho người mua. Trong trường hợp này thì để thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử, chúng ta thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Cần thực hiện thông báo cho cơ quan thuế về vấn đề sai sót của hóa đơn
Người thực hiện thông báo sai sót hóa đơn cần phải truy cập vào phân hệ Xử lý hóa đơn, chọn Thông báo hóa đơn có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT). Các phần mềm đều tự động kế thừa dữ liệu hóa đơn sai sót gốc, sau đó để lập thông báo 04/SS-HĐĐT.
Tiếp đó, người thông báo sai sót của hóa đơn cần phải ký số và gửi thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế. Phần gửi Thông báo hủy hóa đơn đều được tích hợp trong phần mềm hóa đơn điện tử.
Bước 2: Thực hiện lập lại hóa đơn điện tử mới
Sau khi thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế, người lập hóa đơn tiến hành lập hóa đơn điện tử mới như bình thường. Sau đó, ký số gửi cơ quan thuế cấp mã hóa đơn mới nhằm thay thế hóa đơn lập để gửi người mua.
Bước 3: Tiến hành hủy hóa đơn đã thông báo sai sót
Sau khi chúng ta đã lập được hóa đơn mới thành công, tiếp đó chúng ta chọn hóa đơn có sai sót và chọn xóa/hủy bỏ hóa đơn này.
Bước 4: Lập biên bản để thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn
Mặc dù không phải là thủ tục theo luật định bắt buộc của pháp luật, tuy nhiên để tránh rủi ro khi cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với phía người mua.
Bước 5: Tra cứu để kiểm tra lại thông tin hóa đơn
Sau khi chúng ta thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử, cần tra cứu lại để kiểm tra chắc chắn alf hóa đơn đó đã được hủy. Người làm hóa đơn cần phải kiểm tra xem đã nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế chưa, đồng thời truy cập trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để kiểm tra trạng thái hóa đơn đó để đảm bảo chắc chắn.
Quy định khi làm thủ tục hủy hóa đơn điện tử
- Các trường hợp như giải thể doanh nghiệp hay đóng mã số thuế, di chuyển địa điểm kinh doanh… thì doanh nghiệp thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
- Phải nộp thông báo 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót
Trên bài viết là toàn bộ thông tin về vấn đề cách làm thủ tục hủy hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và đúng với quy định của pháp luật. Giúp bạn có thể nắm được lúc nào nên hủy hóa đơn, lúc nào cần phải tiêu hủy để có thể áp dụng vào cuộc sống, công việc của mình một cách thành công.
