Thủ tục hủy hóa đơn giấy là một trong những vấn đề được quy định trong pháp luật Việt Nam. Trong Thông tư 39 của Bộ Tài Chính đã quy định những cá nhân, tổ chức, hộ kinh doanh căn cứ vào đó để xác định trường hợp cần hủy hóa đơn và cách thức thực hiện đều được quy định một cách chi tiết. Hãy cùng 121db tìm hiểu về thủ tục hủy hóa đơn giấy qua bài viết sau đây nhé.
Thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện trong trường hợp nào?
Trong pháp luật của Việt Nam có quy định rõ ràng về thủ tục hủy hóa đơn giấy trong từng trường nào. Do đó, những doanh nghiệp phải tiến hành quy trình hủy hóa đơn giấy theo trường hợp như sau:
Trường hợp thứ nhất
Khi doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử thì cần phải thực hiện hủy hóa đơn giấy.
Trường hợp này đã được quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP sẽ có hiệu lực vào tháng 7/2022, Theo nghị định này thì tất cả các doanh nghiệp sẽ phải thực hiện hủy hóa đơn giấy nhưng chưa dùng đến và ngưng sử dụng hóa đơn điện tử đăng ký phát hành theo quy định cũ.
Trường hợp thứ 2
Trường hợp tiếp theo mà các doanh nghiệp cần phải tiến hành hủy hóa đơn là do hóa đơn in sai, in trùng, không sử dụng.
Trường hợp này được quy định trong Thông tư 39/2014/TT-BTC. Theo thông tư này quy định thì doanh nghiệp phải hủy các hóa đơn in trùng, in sai trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
Đặc biệt, trong thời điểm hóa đơn giấy đã ngừng sử dụng hiện nay, các doanh nghiệp sẽ phải thông báo cho cơ quan thuế để tiến hành tiêu hủy các hóa đơn giấy trong trường hợp cá nhân, tổ chức và hộ kinh doanh, doanh nghiệp vẫn còn những hóa đơn giấy chưa sử dụng.
Quá trình hủy hóa đơn giấy phải được thực hiện trong thời điểm 30 ngày tính từ thời điểm thông báo với cơ quan thuế.
Trường hợp thứ 3
Trường hợp cần phải hủy hóa đơn nữa chính là trong trường hợp những hóa đơn giấy sử dụng bị hết hạn.
Khi các doanh nghiệp có các hóa đơn hết giá trị sử dụng thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo đến cho doanh nghiệp đó. Chậm nhất 19 ngày từ lúc được nhận thông báo, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy hết hạn.
Một số trường hợp cần xử lý việc hủy hóa đơn
Nếu những hóa đơn giấy là vật chứng quan trọng trong các vụ án thì doanh nghiệp phải xử lý theo đúng quy định của pháp luật.
Đối với trường hợp khi doanh nghiệp viết sai hóa đơn thì cần phải lập biên bản thu hồi hóa đơn.
Doanh nghiệp sẽ phải tiến hành lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn mới trong trường hợp hóa đơn viết sai và đã kê khai
Thủ tục hủy hóa đơn giấy thực hiện theo quy trình nào?
Theo khoản 3, điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định rõ về việc thực hiện quá trình thủ tục hủy hóa đơn giấy. Cụ thể thì các cá nhân, tổ chức và hộ kinh doanh sẽ thực hiện quy trình hủy hóa đơn cần phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ bao gồm:
- Bảng kiểm kê số hóa đơn cần hủy.
- Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn.
- Biên bản ghi nhận việc tiêu hủy hóa đơn.
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn.
- Tất cả những giấy tờ nằm trong bộ hồ sơ chuẩn bị để hủy hóa đơn giấy này được lưu trữ tại tổ chức, cá nhân hộ kinh doanh để đối chiếu khi cần thiết.
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC thì thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện theo quy trình như sau:
Bước 1: Đầu tiên, doanh nghiệp cần phải thực hiện lập bảng kiểm kê các hóa đơn cần tiêu hủy.
Bảng kiểm kê các hóa đơn cần tiêu hủy mà doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm các kê khai chi tiết các thông tin sau: tên, ký hiệu, số hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy.
Bên cạnh đó, số lượng hóa đơn hủy trong hồ sơ cần phải được đánh số cụ thể, rõ ràng hoặc cần phải liệt kê rõ số hóa đơn.
Hội đồng kiểm kê thực tế, lập và ký xác nhận vào biên bản trước khi tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình hủy hóa đơn giấy.
Bước 2: Thành lập một hội đồng tiêu hủy hóa đơn
Hội đồng tiêu hủy hóa đơn cần phải có đại diện của ban lãnh đạo, và cùng bộ phận kế toán doanh nghiệp. Cá nhân và hộ kinh doanh thì không cần thành lập hội đồng khi thực hiện hủy hóa đơn.
Bước 3: Hội đồng tiến hành lập và ký xác nhận vào biên bản hủy hóa đơn
Khi hội đồng được thành lập, họ sẽ trở thành những người chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu xảy ra sai sót trong quy trình hủy hóa đơn giấy. Do đó, thành viên của hội đồng tiêu hủy hóa đơn cần phải ký xác nhận vào biên bản làm việc.
Bước 4: Lập thông báo kết quả thủ tục hủy hóa đơn giấy
Theo mẫu số 02/HUY-HĐG thì thông báo hủy hóa đơn sẽ được lập thành 2 bản, 01 bản lưu trữ nội bộ, bản còn lại nộp cho cơ quan thuế.
Trong thông báo hủy hóa đơn được thành lập cần phải ghi rõ các thông tin bao gồm: số lượng hóa đơn đã hủy, loại, ký hiệu hóa đơn, nguyên nhân hủy, thời gian thực hiện và phương pháp tiêu hủy.
Trên bài viết là toàn bộ thông tin về quy trình và thủ tục hủy hóa đơn giấy mà các bạn đang tìm kiếm. Đây là quy trình đúng theo quy định của pháp luật Việt Nam mà các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh cần phải nắm rõ để thực hiện tránh xảy a những sai sót đáng tiếc. Hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp các bạn nắm được thủ tục hủy hóa đơn giấy để áp dụng một cách thuận lợi và dễ dàng.
